1. SPLOŠNO

Ta politika zasebnosti pojasnjuje, kako upravljavec spletnega mesta vita-box.si zbira, uporablja, hrani in varuje osebne podatke obiskovalcev spletnega mesta ter oseb, ki preko spletnega mesta oddajo povpraševanje, pošljejo sporočilo ali izrazijo interes za predstavitev oziroma demo rešitve Vita Box.

2. UPRAVLJAVEC OSEBNIH PODATKOV

Upravljavec osebnih podatkov je:

Medarhiv, hramba gradiva d.o.o., socialno podjetje
Skrajšani naziv: Medarhiv d.o.o., so.p.
Vrečerjeva ulica 14
3310 Žalec
Slovenija

E-pošta: info@vita-box.si
Telefon: 080 48 45
Telefon: +386 (0) 41 33 15 34

Če ima upravljavec imenovano pooblaščeno osebo za varstvo podatkov, so njeni kontaktni podatki objavljeni ločeno. Če pooblaščena oseba ni imenovana, se vsa vprašanja v zvezi z osebnimi podatki pošljejo na zgoraj navedeni kontakt.

3. KATERE OSEBNE PODATKE OBDELUJEMO

3.1. Ob obisku spletnega mesta

Ob obisku spletnega mesta se lahko obdelujejo osnovni tehnični podatki, kot so:

• IP naslov
• datum in čas obiska
• URL naslov obiskane strani
• podatki o napravi in brskalniku
• tehnični dnevniški podatki, povezani z varnostjo in delovanjem spletnega mesta

3.2. Ob oddaji kontaktnega ali demo obrazca

Če nam pošljete sporočilo preko spletnega obrazca ali izrazite interes za demo, lahko obdelujemo:

• ime in priimek
• e-poštni naslov
• telefonsko številko, če jo posredujete
• naziv podjetja, če ga posredujete
• vsebino sporočila
• druge podatke, ki nam jih prostovoljno posredujete

3.3. Ob komunikaciji po e-pošti ali telefonu

Če nas kontaktirate neposredno, lahko obdelujemo:

• vaše kontaktne podatke
• vsebino komunikacije
• zgodovino komunikacije
• podatke, potrebne za pripravo predstavitve, ponudbe ali sklenitev sodelovanja

4. NAMENI IN PRAVNE PODLAGE OBDELAVE

Vaše osebne podatke obdelujemo za naslednje namene:

4.1. Odgovor na povpraševanje, vzpostavitev kontakta in organizacija predstavitve ali demo dostopa

Pravna podlaga: izvajanje ukrepov na zahtevo posameznika pred morebitno sklenitvijo pogodbe oziroma izvajanje pogodbe.

4.2. Izvajanje pogodbenega razmerja, če do sodelovanja pride

Pravna podlaga: izvajanje pogodbe.

4.3. Izpolnjevanje zakonskih obveznosti

Pravna podlaga: obdelava je potrebna zaradi izpolnitve zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca.

4.4. Zagotavljanje varnosti, preprečevanje zlorab, vzdrževanje in zaščita spletnega mesta

Pravna podlaga: zakoniti interes upravljavca.

4.5. Uporaba nenujnih piškotkov ali neposredno elektronsko obveščanje, kadar je to relevantno

Pravna podlaga: privolitev posameznika.

5. ALI JE POSREDOVANJE PODATKOV OBVEZNO

Posredovanje osebnih podatkov je prostovoljno. Če nam ne posredujete podatkov, ki jih potrebujemo za odgovor na vaše vprašanje ali za obravnavo vašega demo oziroma kontaktnega povpraševanja, vam v določenih primerih ne bomo mogli odgovoriti ali izvesti zahtevanega postopka.

6. UPORABNIKI IN KATEGORIJE PREJEMNIKOV OSEBNIH PODATKOV

Vaše osebne podatke lahko obdelujejo tudi naši pogodbeni obdelovalci, kadar je to potrebno za delovanje spletnega mesta ali izvajanje storitev, na primer:

• ponudnik gostovanja
• ponudnik e-poštnih storitev
• ponudnik vzdrževanja spletnega mesta in IT podpore
• ponudniki poslovne programske opreme
• računovodski, pravni ali drugi strokovni svetovalci
• državni organi in druge institucije, kadar to določa zakon

Osebnih podatkov ne prodajamo.

7. PRENOS PODATKOV V TRETJE DRŽAVE

Osebnih podatkov praviloma ne prenašamo v države izven Evropske unije ali Evropskega gospodarskega prostora, razen če je to potrebno zaradi uporabe posamezne storitve pogodbenega ponudnika. V takem primeru zagotovimo ustrezne zaščitne ukrepe v skladu z veljavno zakonodajo, na primer standardne pogodbene klavzule ali drug ustrezen zakonit mehanizem prenosa.

8. ROKI HRAMBE

Osebne podatke hranimo le toliko časa, kolikor je potrebno za namen, za katerega so bili zbrani, oziroma kolikor to zahtevajo veljavni predpisi.

Praviloma veljajo naslednja obdobja:

• podatki iz kontaktnih in demo povpraševanj: do zaključka komunikacije, najdlje 12 mesecev od zadnje aktivnosti, razen če pride do poslovnega sodelovanja;
• podatki, povezani s pogodbenim sodelovanjem: ves čas trajanja sodelovanja in še toliko časa, kolikor to zahtevajo veljavni predpisi oziroma kolikor je potrebno za uveljavljanje, izvajanje ali obrambo pravnih zahtevkov;
• računovodska, davčna in druga dokumentacija: v rokih, ki jih določajo veljavni predpisi;
• tehnični in varnostni dnevniki: praviloma do 90 dni, razen če je daljša hramba potrebna zaradi varnostnega incidenta ali zakonske obveznosti;
• podatki, obdelovani na podlagi privolitve: do preklica privolitve oziroma do izpolnitve namena.

9. AVTOMATIZIRANO ODLOČANJE

Na podlagi vaših osebnih podatkov ne izvajamo avtomatiziranega sprejemanja odločitev, ki bi imelo za vas pravne ali podobno pomembne učinke.

10. PRAVICE POSAMEZNIKA

Posameznik ima pravico do:

• dostopa do osebnih podatkov
• popravka netočnih ali nepopolnih podatkov
• izbrisa podatkov, kadar so za to izpolnjeni zakonski pogoji
• omejitve obdelave
• ugovora obdelavi, kadar se obdelava izvaja na podlagi zakonitega interesa
• prenosljivosti podatkov, kadar se obdelava izvaja na podlagi pogodbe ali privolitve in z avtomatiziranimi sredstvi
• preklica privolitve, kadar obdelava temelji na privolitvi

11. PRAVICA DO PRITOŽBE

Če menite, da se vaši osebni podatki obdelujejo v nasprotju s predpisi, imate pravico vložiti pritožbo pri Informacijskem pooblaščencu Republike Slovenije.

12. VARNOST OSEBNIH PODATKOV

Upravljavec uporablja primerne tehnične in organizacijske ukrepe za zaščito osebnih podatkov pred nepooblaščenim dostopom, izgubo, zlorabo, uničenjem ali nedovoljeno obdelavo.

13. SPREMEMBE TE POLITIKE

To politiko zasebnosti lahko občasno posodobimo. Veljavna je zadnja objavljena različica na spletnem mestu.

Datum zadnje posodobitve: 10. 4. 2026